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il existe sur le marché un large nombre d’agences événementielles, comme il existe un grand nombre de artisans, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est en général normal de se renseigner sur les cabinets afin d’être sur de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un secteur très « non fermé », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un métier qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé travailler et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des instants de bonheur et des instants de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous avez envie de cultiver. Organiser un séminaire demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet à destination des cabinets événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de donner votre argent, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne révèle pas son budget et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.
Nous considérons que les participants à un team building organisé par Compagnie Meeting, ne doivent pas être passifs dans un échange descendant, parsemé d’interactivité, mais doivent vivre pleinement une expérience événementielle. Vivre une Expérience c’est être acteur de l’événement et vivre un moment d’enrichissement. Les participants doivent se laisser aller dans le département de storytelling événementiel. Chaque moment se doit d’être orchestré pour entretenir le rythme, l’attention, et doit avoir une conclusion sous la forme d’un engagement. Chaque événement a un ou plusieurs objectifs précis que nous définirons avec vous. Nous saurons sélectionner tous les facteurs, le situation de l’entreprise, les relations humaines, les résultats, les objectifs… Et les paroles attendus pour vous fournir un storytelling. Chaque marche se doit d’être réfléchie dans un rapport efficacité / empreinte écologique. De nombreuses alternatives existent pour proposer des actions plus éthiques, moins polluantes. il faut être à l’affût des innovations dans ce secteur. La transparence d’un budget événementiel est pour nous le préalable indispensable. Budget détaillé, emploi par poste, honoraires et marge de l’agence visiblement mentionnés. Mesurer le Retour sur Investissement, le ROI d’un atelier, est pour nous capital, pour évaluer l’efficacité de l’événement, avoir un référentiel de progression.
Un aspect tout aussi impressionnant c’est le relationnel. Vous allez souvent être en contact avec un chef de projet afin de bien déterminer vos souhaits et de vous renseigner de l’évolution de votre team building. C’est pourquoi il est important que ce dernier soit professionnel et attentif. Une bonne relation est encore importante et permet une bonne collaboration. Il se doit d’être disponible et de bien appréhender vos souhaits. Cela démontre que l’agence est engagée et responsable auprès de ses clients. Les références sont aussi un aspect principal. Elles démontrent le dynamisme et le professionnalisme de l‘agence. Sur un site web, l’agence met quelques événements organisés par leur soin et cela peut vous signaler la qualité et le sérieux de l’agence. vous pouvez donc vous renseigner auprès des certaines banières qui ont travaillées avec cette agence afin de déterminer si c’est une bonne agence. Cela peut vous aider à vous orienter ou non vers une agence. Mais l’aspect primordial reste les prix. Effectivement, certaines cabinets mettent en vente des devis gratuitement et sans obligation. cependant, pour certaines groupements cela reste payant. C’est donc important de scruter ainsi que de confronter plusieurs cabinets. il est important de que les prix correspondent à vos attentes et reste raisonnable. Le rapport qualité/prix est un argument décisif pour la conception d’un séminaire. il faut donc prendre cela en compte.
n’hésitez pas à demander les références de l’agence événementielle en question. faute de quoi prenez quelques minutes en plus de consulter des sites web d’organisateurs que vous aurez choisi. En effet, les prestataires sérieux n’hésitent pas à y poster les noms des entreprises ou bien des écriteaux avec qui ils ont collaboré. Cela vous aidera à évaluer l’expertise et les compétences réelles de l’agence à laquelle vous souhaitez lui faire confiance pour l’organisation de votre séminaire ou votre soirée d’entreprise. L’organisation d’un évènement va bien au-delà du fait de regrouper des participants autour d’un même lieu. Une agence évènementielle doit promouvoir l’image de marque, et les valeurs de votre entreprise. L’organisation d’un séminaire ou d’un voyage incentive nécessite la conception de contenus plus que pertinents et créatifs visant à optimiser la visibilité de l’évènement ou de la marque. L’agence évènementielle se doit donc d’interagir avec le public à travers différents canaux, avant, pendant et même après l’évènement. Attention aux références de l’agence évènementielle également. Avant de la choisir pour l’organisation d’un séminaire, d’un repas du soir de business ou d’un voyage incentive, prenez quelques minutes de consulter les sites des organisateurs d’évènement que vous aurez pré sélectionné. Les plus sérieux n’hésitent pas à y afficher les noms des enseignes ou des entreprises avec qui ils ont travaillé. Cela vous permettra de déterminer les compétences véritables de l’agence. En effet, un organisateur d’évènement est amené à intervenir sur l’aspect intellectuel à travers les conseils et la conception des concepts.
Avant tout en favorisant les lieux de réception ayant les meilleures pratiques environnementales. Des initiatives sur son fonctionnement, son rapport à la nature et la nature, une conception globale éco-conçue. de plus, se diriger vers ce type de lieu apportera une valeur ajoutée à votre événement. En aidant les animations en extérieur et être en contact direct avec la nature environnante. optez pour des activités qui vous permettent une interactivité entre vos intervenants d’une part et l’environnement ambiant deuxièmement. ainsi, cela vous permettra une localisation et nous intervenons avec une vision ouverte à tous, respectueuse de celle ci. Misez sur une déco sobre, qui ne demande pas une personnalisation importante dans des délais de réalisation trop courts. penchez pour une déco vivante et naturelle avec de jolies plantes, des arbustes, des murs crudités avec des plantes suspendus, des vitrines florales. Pour tout le reste, nous devons stimuler la longévité des services engagées sur votre séminaire. Bannir les matériaux et emballages à usage unique, mettre en application des utiles responsables quand bien même ces dernières demandes plus d’organisation, plus de logistique. pour finir, il est nécessaire de faire évoluer nos façons de consommer et d’avoir des démarches plus conscientes et raisonnées. Voilà pourquoi choisir une agence événementielle écologique est un choix nécessaire.
Le budget détermine le projet. Avec une échelle de 1 à 10, on ne fait pas les mêmes choses. Impossible d’avoir une Porsche avec des moyens correspondant uniquement à une petite cylindrée… Et les agences savent bien que quand un budget n’est pas franchement énoncé dès le départ, les alternatives créatives ont d’autant plus de probabilités de partir dans la mauvaise voix. Quand le client ne sait pas définir son argent, c’est qu’il n’est pas à votre aise avec ses objectifs et de ce fait les moyens à mettre en œuvre. En cas de méconnaissance, d’impossibilité de votre projet, il ne faut pas hésiter à chercher une suggestion, notamment celui d’une agence qui peut être désignée. Ce critère est un élément d’évaluation qui revêt une importance de premier ordre. Tout projet nécessite un minimum de temps de , pour reculer et aussi de recherche. Car une fois l’ébauche de la proposition définie, l’agence doit interroger des partenaires, réaliser un budget, souvent trouver des alternatives. Ce temps est incompressible et garant de la bonne fin de la proposition ! Pour un manager d’agence, il est essentiel de sauvegarder ses intervenants, en particulier pour un projet tombant une veille de Noël ou le 31 juillet…
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